2.科目代码输入
会计软件中的科目代码是为提高会计软件的运算速度和精度而设计的。输入记账凭证时只需输入科目代码‚操作较简单。但要求用户输入确定的科目代码‚而用户对会计科目较熟悉‚对科目代码却不一定能记得准确‚如果用户输入了未经定义的科目代码‚软件系统将提示科目不在‚需重新输入‚如果用户输入的科目代码并非所需‚可从软件系统中的科目代码表中查找所需科目‚更改科目代码。如果科目数量较多‚人工逐页查找也很费事。事实上‚许多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位‚会计人员记不准确的科目多为明细科目‚其所属总账科目或上级科目一般较明确‚输入此类科目时‚干脆只输入到其上级科目的代码‚由于系统只能接受最明细的科目‚此时将打开科目代码表‚并指向刚输入的上级科目‚所要查找的明细科目应就在附近‚省去多余的翻页查找操作。还有一个更为简捷的方法‚是在科目设置时的“助记码”中输入能够帮助你记忆的代码‚比如“工商银行”明细科目可以设置成为“GH”代码‚那么你输入“工商银行”明细科目时可以输入 “GH”代码。
3.金额输入
按照会计制度的有关规定‚记账凭证可以一借多贷‚多借一贷‚在输入完多借或多贷的分录后‚输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入‚省去人工计算合计的麻烦‚有些商品软件还提供了自动获取金额的功能键。
4.常用凭证
在单位里‚会计业务都有其规范性‚因而在日常填制凭证的过程中‚经常会有许多凭证完全相同或部分相同‚如果将这些常用的凭证存储起来‚在填制会计凭证时可随时调用‚必将大大提高业务处理的效率。关键是如何增加常用凭证‚点击【增加】按钮‚新增一张常用凭证‚输入编号‚编号是调用常用凭证的依据‚所以必须唯一。必须选择凭证类别‚方便以后参照调用常用凭证时‚只显示该凭证类别范围内的常用凭证。另外如何调用常用凭证也很重要‚调用方法一:在制单时单击 “编辑”菜单下的“调用常用凭证”‚根据提示输入常用凭证的编号‚即可调出该常用凭证。若调出的常用凭证与当时处理的业务有出入或缺少部分信息‚则可直接将其修改成所需的凭证。调用方法二:在制单时单击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”‚在输入常用凭证的编号处按[F2] 键‚屏幕显示常用凭证定义窗‚将光标移到要调用的常用凭证‚点【选入】按钮或按[F3] 键‚可选入要调用的常用凭证。
5.编制会计分录中的技巧
(1)会计分录尽可能细。记账凭证是账务处理的原始资料‚所有账簿都是根据记账凭证的分录来登记的‚分录越详细‚账簿也越详细。为日后查账方便、快捷‚在编制记账凭证时‚应尽可能详细‚甚至可以每张原始凭证编制成一条分录‚摘要也应详细说明。不过这样会使记账凭证的输入量加大‚但为日后用账考虑‚这样做还是值得的。
(2)冲减收入或费用以红字或负数反映。在输入收入和费用类科目的记账凭证时‚如果发生额的方向与该类科目余额方向相反‚如冲减收入或费用‚应将金额以红字或负数方式输入到与该类科目的余额相同的方向‚收入类为贷方‚费用类为借方。这样做的目的是为编制报表公式简捷‚有些报表需要取某一会计期间某些科目的发生额‚如损益表‚损益类科目期末结转后没有余额‚必须用科目的发生额填报。如果冲减费用金额记入贷方‚报表所需的期间借方发生额就不正确‚还应扣除冲减的费用‚如取借贷方发生额的差‚由于贷方发生额中包括期末结转金额‚差为0‚由计算机识别自动汇总冲减的费用比较困难‚不如在编制会计分录时以红字或负数反映冲减的费用和收入。
三、改错更正技巧
发生错账‚如果是当月的未登账记账凭证‚可直接修改‚如果是已登账甚至以前月份的记账凭证‚可冲销错误凭证‚然后重新填制正确的记账凭证。这是正常的错账更正方法。事实上‚有不少会计核算软件还提供反登账、反结账的功能‚反结账功能可将会计期间推前‚然后将未结账的记账凭证用反登账功能返回到未登账状态‚再加以修改。
四、打印账簿时的技巧
1.年终结账后打印
每月打印的账簿会有许多空白‚纸张浪费惊人‚每月将同一个科目的账页归集起来也相当费事。会计电算化后‚输入记账凭证‚并经登账、结账‚账簿即已在电脑中形成‚只要及时做好备份‚数据相对安全‚查账、用账也方便、快捷‚如有需要也可单独打印出指定科目的账页‚年终结账后再打印出全部账页‚装订成账簿。
2.清单式打印
采用清单式打印可进一步减少账页间的空白‚压缩各科目间的账簿头‚节省纸张‚可以连续打印‚减少打印中的人工操作‚省时、省事、省纸。
