月末结帐在系统中主要做四件事情，分别为结转当期损益、结转期间费用(包括营业费用、管理费用、财务费用)、结帐当月应纳税额、结帐预提费用与待摊费用等等。后面的月份的业务数据都是通过月末结转数据的基础上进行计算的。所以说，月末结帐在财务系统中，起的时一个“承上启下”的作用。
无论是独立的财务管理软件，还是ERP系统中的财务管理模块，都有月末结帐这支作业。而在手工会计处理中，都有结帐的过程，在计算机会计处理中也应用这一过程，以符合会计制度的要求。那么，结帐对于财务管理系统到底具有什么样的作用呢?简单的说，结帐在系统中的功用可用四个字来阐述，就是“承上启下”。
月末结帐在系统中主要做四件事情，分别为结转当期损益、结转期间费用(包括营业费用、管理费用、财务费用)、结帐当月应纳税额、结帐预提费用与待摊费用等等。后面的月份的业务数据都是通过月末结转数据的基础上进行计算的。所以说，月末结帐在财务系统中，起的时一个“承上启下”的作用。
不过，由于手工结帐与系统结帐有稍微的差别，系统月末结帐比手工结帐要严格的多。具体的来说，在月底结帐的时候，需要注意以下几方面的内容，或者说一些限制条件。
一、 上月未结帐的话，则本月不能结帐。
无论在实际工作中，还是在财务管理系统中，结帐都需要一个月一个月的来。若中间跳出一个月的话，则这个承上启下的链条就会断掉。所以说，当上个月没有结帐的时候，则本月也不能结帐。
一般来说，当财务管理人员熟悉财务管理系统后，按月结帐应该不会有多大的问题。这主要的问题在于系统刚上线的时候，会遇到一些问题。因为从系统实施上来说，系统一上线后，财务人员就需要按月进行结帐。但是，由于刚上线的时候，可能数据出入比较大，所以，实际结帐也没有多少意义。
为此，我们在实施财务管理软件项目的时候，系统上线初期用户一般都不结帐。等到系统稍微稳定之后，再把以前的几个月，如三个月的数据进行结帐。此时，也不能直接对第三个月进行结帐。而是仍然需要从第一个月开始进行结帐。到最后一个月把相关的数据调整准确之后，就把最后一个月帐结掉。以后各个月的话，就需要按时进行月底结帐。
二、 上月未结帐，则本月不能记帐，但是可以开立凭证。
在财务管理软件中，一般都有期间管理的概念。只有当这个期间打开的，才能够在这个月份进行一些记帐的动作。而在财务管理软件中，可以通过月末结帐作业，对这个期间进行控制。如当月的期间是打开的，而下个月的期间一般是关闭的。当月底结帐作业运行之后，系统就会自动关闭上个月的期间，而打开下个月的期间。如此的话，用户就可以在下个月中开立凭证。
这里要注意一点，就是不同的财务管理软件在这方面有不同的限制。如有些财务管理软件，在期间没有打开的情况下，仍然可以进行一些操作，如可以开立凭证;而有些则不可以。这主要是各个软件厂商出发意图不同所造成的，不会影响财务管理软件的实质性功能。不过有一点它们是共同的，也就是说，当期间没有打开的话，不能够在系统里进行记帐作业。更确切的说，在上月还没有进行结帐之前，在财务管理软件中不能够进行记帐作业。因为，本月记帐的数据是在上个月结帐之后的数据之上进行的。这就好像造房子，你第三层的墙一定要在第二层的梁弄好后才能够砌。
另外需要注意，虽然也可以手工打开期间，但是，在实际操作中，我们实施顾问往往不建议用户如此操作，因为期间是一个很好控制结帐的工具，它可以督促相关人员及时进行结帐。所以，在操作财务管理软件中，企业最好能够通过财务管理软件的月底结帐功能来打开期间与关闭期间，而不要通过手工来进行管理。
三、 已结帐月份不能再填制凭证。
上面我们说过，当运行完结帐作业之后，已结帐月份的期间会自动进行关闭，如此的话，就不能够在已经结帐月份填制凭证，或者做其它相关的修改。
一般来说，已经结帐的月份，用户不能够做如下的操作。
一是对凭证进行作废或者撤销审核的动作。当企业财务人员发现凭证有错误时，若所在的月份还没有结帐，则可以通过撤销凭证审核或者作废凭证的方式来进行更改。但是，若所在的月份已经结帐，则就不能够进行这些操作。若真的遇到这些情况，一般就需要在当月开一张红字凭证进行反冲，然后再作相应的修改。无论如何是不能够对已经结帐月份的凭证进行撤销审核或者作废等的操作，这些都是系统程序中写死的。
二是已结帐的月份不能再填制凭证。如果在当月，系统还没有结帐之前，发现月初有一张凭证漏了录，则还可以把这张凭证补进去，甚至利用系统的相关功能对凭证进行重新编号，这些都是可以的。但是，若当月已经结帐，在下月用户才发现上个月中有凭证忘记录了，则此时就不能够再把凭证的日期改为上个月的日期了。在凭证保存与审核的时候，都会进行相关的校对，当凭证所在的日期已经结帐了的话，则凭证将不能够被保存或者审核。
不过，在已结帐的月份，可以做一些不会影响系统金额的操作。如可以多次生成相关的报表，如月末资产表、月末损益表等等，还可以多次的打印凭证。因为这些操作对已经结帐月份的数据不会产生实质性的影响，所以，用户可以操作。简单地说，在结帐月份，一些基于查询的操作都可以做。
四、 若总帐与明细帐对帐不符，则结帐会失败。
在结帐的过程中，系统会对当前月份的相关数据进行核对，若发现错误的话，则系统就会提示相关的错误信息，并拒绝对当月的会计处理进行结帐作业。如最常见的审核动作，就是系统会在结帐的过程中，判断总帐与明细帐是否相符，若两者金额由差异的话，即使只差一分钱，则系统也会拒绝结帐，并且给出错误信息。此时，用户只有回去进行调整，把错误的地方找出来并修改准确，才能够继续结帐.
这跟手工会计处理是一致的。利用手工对当月帐务进行结帐的时候，也需要财务人员核对当月总帐金额与明细帐金额。不尽要看最后的金额是否一致，而且还需要核对一些科目的余额是否一致，等等。只要一个地方有错误的话，则系统就会觉得对当月的帐务进行结帐。我认为，这个控制是非常必要的。因为我们都知道，当结帐之后，就不能够对这个月的帐务进行调整，如此的话，在月末结帐之前，让系统先判断一下，当月的帐务是否有明显的差错，就显得非常的实用。
而且，我们在处理帐务时，若能够保证每个月的帐务准确，则在年底的时候，进行年底业务结转也就比较轻松了。
当发现总帐与明细帐不符合的时候，虽然可以通过相关的调整单进行调整，但是，这往往是不得已而为之的方法，最好还是需要找到问题的根源。找到有问题的相关凭证，然后利用一定的方法，无论是凭证撤销审核还是对冲，又或者是作废凭证，总之是要把它改正过来。而只有在金额比较小，如只有几分钱的情况下，才可以直接通过相关的调整单调。不过这也需要有严格的审批程序，这只能作为一种例外处理，而不能成为企业财务管理的常态。
五、 结帐需要有权限管理。
月末结帐在财务管理系统中是一个比较重要的作业。虽然在财务管理系统中，也提供了反向结帐的功呢功能，但是，这也是一个限制使用功能，会对系统产生比较大的影响。所以，我们一个从源头管起，对于结帐作业设置相关的权限，让特定的人来完成这个作业。
一般来说，结帐作业需要财务部门经理来完成。也就是说，在一家企业，只需要有一个人员就有这个权限即可。如此的话，就可以最大限度的保障这支作业的安全性，让其在适当的时候、适当的人的适当的操作下，顺利完成月末结帐作业。
六、 要保证当月的帐务没有错误后才能够结帐。
上面我们多次强调，结帐后就不能够再对已经结帐月份的帐务进行调整。即使后面发现帐务有错误，我们也只好将错就错，在本月的帐户中通过调整单来调整。所以，在月末结帐之前，保证当月帐务的准确性是非常有必要的。
故笔者在项目的实施过程中，往往多次建议用户，在运行这支作业之前，需要对当月的帐务与交易记录进行一一核对，只有相关信息都准确了，才能够进行结帐动作。即使这个核对导致月末结帐不能够在规定的时间内完成，我们也必须坚持这个原则。
