食品工厂经销商欠款难收回？账龄分级 + 进销存软件，超期账款催缴效率提 60%

食品工厂经销商欠款管理系统

“王总，那批酱油的 3 万块货款，您这边能不能先结一部分？我们厂里要付原料款了，实在周转不开……”

这话张老板这个月已经跟经销商王总说了不下 5 次。作为一家中小型调味品厂的老板，他现在最怕的就是月底 —— 不是怕算不出利润，而是怕翻到经销商欠款的台账：20 多家经销商里，有 8 家欠着钱，有的欠了 3 个月，有的欠了半年，还有 1 家去年的 5 万块至今没动静。

“不是不想催，是真的难催。” 张老板无奈道，“有的经销商说‘没收到对账单’，我得翻半天送货单、聊天记录去佐证；有的说‘资金紧张’，拖着拖着就没下文；更头疼的是，有时候自己都记不清哪家欠了多久、欠了多少，催款时没底气，最后只能不了了之。”

去年年底算下来，张老板厂里的经销商欠款加起来有 42 万，其中超期 3 个月以上的就有 28 万，相当于 3 个多月的净利润。看着这笔 “躺在账上却拿不到手” 的钱，张老板才意识到：经销商欠款不是 “催一催” 就能解决的，得有章法 —— 而 “账龄分级” 和 “进销存软件” 的配合，正是解开这个难题的关键。

为什么食品工厂的经销商欠款，总像 “一笔糊涂账”？

跟不少食品工厂老板聊过，发现大家在经销商欠款管理上的痛点几乎如出一辙，总结下来就 3 个 “乱”：

第一，欠款记录 “乱”，谁欠多少记不清

很多食品工厂记经销商欠款，要么靠 Excel 表格，要么靠财务的笔记本：这家经销商订了 100 箱酱油，付了 5000，欠 3000；那家订了 50 箱醋，没付款，欠 4500…… 可厂里订单多的时候，难免漏记、错记。

有个做休闲食品的李老板，之前发现经销商赵总欠了 8000 块，催款时赵总说 “早就付了 2000，你看看记录”，李老板翻遍 Excel 才发现，当时财务忘了把这笔 2000 块的付款录进去，最后只能尴尬收场。“现在连我自己都不敢百分百确定，账本上的数字到底对不对。” 李老板苦笑道。

第二，催款 “没重点”，精力全花在 “软柿子” 上

经销商欠款有轻有重：有的欠了 1 万但刚超期 10 天，有的欠了 5 万且超期半年，还有的欠了 3 万但一直有付款意愿。可很多工厂催款时没章法，不管欠多少、欠多久，都按 “名单顺序” 催，结果把精力花在 “好说话但欠款少” 的经销商身上，反而让 “欠款多、超期久” 的经销商成了 “漏网之鱼”。

张老板之前就是这样，每月花 3 天催款，催了半天只收回 2 万，而欠了 5 万超期半年的那家经销商，他却因为 “怕得罪客户” 没敢重点催，最后这笔钱拖了一年多，差点成了坏账。

第三，对账 “难佐证”，经销商找借口就 “卡壳”

催款时最尴尬的就是经销商找借口：“你说我欠 3 万，有凭证吗？”“我记得上个月付过 1 万，你们没算进去吧？” 这时候要是拿不出完整的证据链，催款就只能 “卡壳”。

有个做预制菜的陈老板，跟经销商周总对账时，周总说 “10 月份的那批货我只收到 80 箱，你们按 100 箱算的账，多算了 20 箱的钱”。陈老板赶紧让财务找送货单，结果发现送货单原件找不到了，只有一张模糊的照片，最后只能认亏，少收了 2400 块。“要是当时能随时调出完整的订单、送货、付款记录，也不至于吃这个亏。” 陈老板后悔道。

账龄分级 + 进销存软件：让催款从 “瞎忙活” 变 “有章法”

其实，解决经销商欠款难题，核心就是 “把账算清、把重点找准、把证据留足”。就像张老板的调味品厂，用了 “账龄分级 + 进销存软件” 后，3 个月内就收回了 18 万超期欠款，催款效率比之前提高了 60%，再也不用跟在经销商后面 “求着付款”。

具体是怎么操作的？分 3 步走，简单又实用：

第一步：自动 “分账龄”，欠款轻重一眼看清

以前张老板厂里的欠款记录是 “一锅粥”，现在用进销存软件后，每笔经销商欠款都会自动按 “账龄” 分级：

• 0-30 天（正常账期内）：系统标为 “绿色”，暂时不用催，只需定期提醒经销商到期付款；

• 31-60 天（轻微超期）：标为 “黄色”，财务发个微信提醒，附上下单、送货记录，提醒经销商尽快安排；

• 61 天以上（严重超期）：标为 “红色”，列为重点催款对象，老板亲自跟进，必要时上门沟通。

“现在打开系统，哪家经销商欠了多久、欠了多少、属于哪级账龄，一目了然。” 张老板说，之前要花 2 小时翻记录才能理清的欠款，现在 1 分钟就能搞定，重点放在 “红色” 超期欠款上，催款再也不盲目。

第二步：催款 “有证据”，经销商没法找借口

软件里会自动留存每笔交易的完整证据链：经销商下单时的订单截图、发货时的物流单照片、付款时的转账记录，甚至跟经销商的对账聊天记录，都能上传到系统里，跟欠款信息绑定。

上次张老板催经销商王总付 3 万欠款，王总说 “没收到对账单”，张老板直接在系统里导出 “订单 + 送货单 + 之前的对账记录”，发给王总，王总没话说，第二天就付了款。“以前催款总怕没证据，现在有系统兜底，腰杆都硬了。” 张老板笑着说。

第三步：自动 “发提醒”，不用人工盯着催

最让张老板省心的是，系统还能自动给经销商发催款提醒：

• 快到账期时（比如到期前 3 天），系统会自动给经销商发微信消息：“李总，您订购的 100 箱酱油（订单号：SY20240512）账期即将到期，麻烦您安排付款，感谢支持！”

• 超期后，每天自动发一次提醒，直到付款为止，且提醒内容会附上欠款金额、账龄和证据链接，不用财务手动发消息。

之前张老板厂里要专门安排一个人负责发催款提醒，现在系统全代劳，财务每天能省出 2 小时处理其他事，而且自动提醒比人工提醒更 “不伤人”，不会因为 “催款” 影响跟经销商的关系。

不止催款快：管好欠款，还能帮食品工厂 “稳资金、留客户”

很多食品工厂老板觉得，“管欠款只是为了收回钱”，其实远不止于此。像张老板的调味品厂，用对方法后，还收获了两个意外的好处：

一是资金周转更顺畅了。之前 42 万欠款压着，厂里买原料、发工资都得靠贷款，现在每月能收回大部分超期欠款，不用再依赖贷款，一年能省好几万利息；

二是客户关系更稳了。以前催款没章法，要么 “得罪客户”，要么 “收不回钱”，现在按账龄分级催款，有理有据，经销商也觉得 “公平、专业”，反而更愿意合作。比如之前欠了半年的经销商刘总，付清欠款后，还跟张老板签了明年的长期供货协议。

“以前总觉得经销商欠款是‘行业常态’，只能认了，现在才知道，不是没办法，是没找对方法。” 张老板说，现在他厂里的超期欠款从 28 万降到了 10 万以内，而且还在持续减少，“手里有了现金流，才能安心扩产、找新客户，这才是做生意该有的样子。”

你家食品工厂的经销商欠款，也能 “轻松收回”

如果你的食品工厂也有 “经销商欠款记不清、催款没重点、对账没证据” 的问题，不妨先问自己 3 个问题：

1. 现在能在 1 分钟内查清，所有经销商里，超期 3 个月以上的欠款有多少吗？

2. 催款时，能随时拿出完整的订单、送货、付款记录吗？

3. 每月花在催款上的时间，超过 2 天了吗？

其实，这些问题都能通过 “账龄分级 + 进销存软件” 解决。为了帮更多食品工厂老板搞懂 “怎么管经销商欠款、怎么提高催款效率”，我们整理了一份《食品工厂经销商欠款管理指南》，里面包含：

• 账龄分级的具体设置方法（适合不同食品品类的账期标准）；

• 进销存软件绑定经销商欠款管理的操作步骤；

• 3 个食品工厂通过系统收回超期欠款的真实案例（调味品厂、休闲食品厂、预制菜厂）。

需要的老板可以在评论区留【食品催款】，我会把指南发给你，帮你把 “躺在账上的钱” 收回来，让工厂的资金周转更顺畅。